Hướng dẫn sử dụng tài liệu lưu trữ số hình thành phổ biến trong Công an nhân dân

Hướng dẫn sử dụng tài liệu lưu trữ số hình thành phổ biến trong Công an nhân dân

Theo đó, tài liệu lưu trữ số được sử dụng thông qua các hình thức: đọc, cấp bản sao, cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

- Sử dụng tài liệu lưu trữ số bằng phần mềm ứng dụng tại đơn vị.

- Tài liệu lưu trữ số được tạo bản sao cung cấp cho người sử dụng bằng định dạng số hoặc định dạng giấy.

- Bản dành cho người sử dụng được nhân bản từ bản gốc tài liệu lưu trữ số theo định dạng gói tin sử dụng (DIP) để cung cấp theo mục đích sử dụng.

- Người sử dụng chỉ được thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số sau khi được cấp tài khoản đăng nhập vào Hệ thống.

- Tài liệu lưu trữ số tiếp cận có điều kiện

+ Tài liệu lưu trữ số tiếp cận có điều kiện bao gồm tài liệu có chứa bí mật nhà nước và các tài liệu quy định tại Nghị định 113/2025/NĐ-CP .

+ Đối với tài liệu lưu trữ số không chứa bí mật nhà nước, Công an các đơn vị trực thuộc Bộ và Công an cấp tỉnh lập danh mục tài liệu tiếp cận có điều kiện thuộc phạm vi quản lý, gửi lấy ý kiến thống nhất của Văn phòng Bộ Công an, báo cáo đồng chí Bộ trưởng phê duyệt danh mục.

- Thẩm quyền, quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số

+ Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số

Bộ trưởng Bộ Công an có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thuộc phạm vi quản lý cho cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài.

Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương, Trưởng Công an cấp xã có thẩm quyền duyệt các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thuộc quản lý cho Công an các đơn vị, địa phương, sĩ quan, hạ sĩ quan trong lực lượng Công an nhân dân và cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước.

Lãnh đạo đơn vị quản lý tài liệu lưu trữ số thuộc Công an các đơn vị, địa phương có thẩm quyền duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của sĩ quan, hạ sĩ quan trong Công an đơn vị, địa phương.

Chánh Văn phòng Bộ Công an, Giám đốc Công an cấp tỉnh quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ số tại lưu trữ lịch sử do đơn vị, địa phương quản lý.

Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số chứa bí mật nhà nước thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

+ Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ số thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ số trong Hệ thống.

Bước 2: Để đăng ký tài khoản, sĩ quan, hạ sĩ quan, các tổ chức, cá nhân ngoài Công an nhân dân (sau đây gọi chung là người dùng) khai báo thông tin cấp tài khoản (họ, tên; mã định danh công dân; số điện thoại,...).

Bước 3: Lưu trữ số hiện hành hoặc lưu trữ số lịch sử tiếp nhận yêu cầu, xét duyệt yêu cầu và cho ý kiến đồng ý hoặc từ chối đối với từng hồ sơ, tài liệu. Thông báo kết quả xét duyệt yêu cầu đến người dùng gồm các thông tin: hồ sơ, tài liệu được duyệt; thời gian đọc (Hệ thống tự động hiển thị); hồ sơ, tài liệu chưa hoặc không được duyệt kèm lý do. Thời gian đọc tài liệu lưu trữ số không quá 15 ngày kể từ ngày được xét duyệt.

Bước 4: Người dùng lựa chọn những hồ sơ, tài liệu cần đọc và gửi yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ. Người dùng nhập mục đích sử dụng tài liệu, cung cấp bằng chứng trong trường hợp đặc biệt hoặc được ưu tiên, rà soát thông tin về yêu cầu đọc và gửi yêu cầu đọc trên Hệ thống.

Bước 5: Hệ thống trả kết quả cho người dùng theo yêu cầu khai thác

+ Cấp bản sao tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại Điều 38, 39, 40, 41, 42 và 43 Thông tư 05/2025/TT-BNV .

Xem thêm tại Thông tư 56/2025/TT-BCA có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.