Công văn 1861: Bộ GD&ĐT chỉ đạo về số hóa dữ liệu văn bằng chứng chỉ

Công văn 1861: Bộ GD&ĐT chỉ đạo về số hóa dữ liệu văn bằng chứng chỉ (Hình từ văn bản)

Bộ GD&ĐT ban hành Công văn 1861/BGDĐT-QLCL ngày 13/4/2026 về việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ.

Công văn 1861/BGDĐT-QLCL

Công văn 1861: Bộ GD&ĐT chỉ đạo về số hóa dữ liệu văn bằng chứng chỉ

Ngày 22/12/2025, Bộ GD&ĐT đã ban hành Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT về việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ đã cấp. Trong quá trình triển khai thực hiện, Bộ GDĐT nhận được báo cáo của một số đơn vị phản ánh một số khó khăn, vướng mắc. Nhằm tháo gỡ các vướng mắc và bảo đảm hoàn thành việc số hóa theo đúng chỉ đạo của Trung ương, Bộ GD&ĐT hướng dẫn việc triển khai một số nội dung của Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025 như sau:

Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT

(1) Trong khi chờ hoàn thiện hạ tầng công nghệ chung để nhập dữ liệu số hóa, các đơn vị tải file mẫu Excel kèm theo Công văn 1861/BGDĐT-QLCL ngày 13/4/2026 để nhập dữ liệu. Đối với các đơn vị đã sử dụng file mẫu kèm theo Công văn 6006/BGDĐT-KHCNTT ngày 29/9/2025 về việc hướng dẫn triển khai thí điểm văn bằng số năm 2025 để nhập dữ liệu số hóa hoặc có dữ liệu từ file khác thì chuyển đổi dữ liệu vào file kèm theo Công văn 1861/BGDĐT-QLCL ngày 13/4/2026. Khi hạ tầng công nghệ chung bảo đảm các điều kiện, Bộ GD&ĐT sẽ hướng dẫn cụ thể việc đẩy dữ liệu từ các file Excel lên cơ sở dữ liệu văn bằng, chứng chỉ.

File mẫu Excel

(2) Điều chỉnh thời hạn hoàn thành đối với các nhiệm vụ có thời hạn hoàn thành là “31/3/2026” và “30/4/2026” thành “25/5/2026”.

(3) Việc nhập dữ liệu từ sổ gốc cấp văn bằng, chứng chỉ phải bảo đảm quy trình đã ban hành tại Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025. Đối với các trường hợp không thể bố trí được cán bộ làm nhiệm vụ giám sát chung (người giám sát chung) và bảo đảm an ninh, an toàn là người do công an địa phương cử thì có thể thay thế bằng cán bộ khác có kinh nghiệm trong công tác kiểm tra, giám sát hoạt động chuyên môn.

Xem thêm tại Công văn 1861/BGDĐT-QLCL ban hành ngày 13/4/2026 về việc số hóa dữ liệu văn bằng, chứng chỉ.

Quy trình số hóa dữ liệu văn bằng chứng chỉ

Theo Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025, Việc số hóa dữ liệu VBCC được thực hiện theo từng nhóm quy định tại Mục II Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025 và theo từng gói dữ liệu. Việc xác định gói dữ liệu phải bảo đảm toàn bộ quá trình số hóa 01 gói dữ liệu không quá 01 buổi làm việc. 

Trường hợp sổ gốc cấp VBCC có phụ lục kèm theo, cần thực hiện số hóa phụ lục số gốc tương ứng cho đồng bộ trước khi chuyển sang số hóa số khác. Trưởng nhóm chịu trách nhiệm xác định gói dữ liệu.

Quy trình số hóa dữ liệu VBCC gồm các bước sau:

(1) Bước 1: Quét/chụp tài liệu

Người nhập dữ liệu sử dụng máy quét hoặc máy ảnh để tạo bản điện tử của sổ gốc cấp VBCC. Trưởng nhóm phân công người hỗ trợ quét/chụp tài liệu và người giám sát. Thiết bị quét chụp và định dạng, yêu cầu kỹ thuật của bản điện tử theo hướng dẫn tại khoản 1 Mục III Phụ lục II Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025.

(2) Bước 2: Nhập dữ liệu

Người nhập dữ liệu sử dụng tài khoản được cấp trên Hệ thống hỗ trợ số hóa dữ liệu VBCC do Bộ GDĐT triển khai (sau đây gọi tắt là Hệ thống VBCC).

- Người nhập dữ liệu sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để tự động trích xuất dữ liệu hoặc nhập dữ liệu vào file Excel theo mẫu (được thiết kế cho từng loại sổ gốc, phụ lục số gốc, được cung cấp trên Hệ thống VBCC và các văn bản hướng dẫn triển khai của Bộ) từ đó nạp (import) vào Hệ thống VBCC hoặc nhập thủ công trực tiếp thông tin của từng VBCC vào Hệ thống VBCC bảo đảm đúng định dạng, yêu cầu kỹ thuật. 

Trường hợp nhập trực tiếp vào Hệ thống VBCC: Người đọc đọc thông tin được ghi trong tài liệu giấy, Người nhập dữ liệu nhập thông tin vào Hệ thống VBCC. Khi đó người giám sát đọc có nhiệm vụ giám sát việc đọc thông tin từ tài liệu giấy được chính xác; trưởng nhóm có nhiệm vụ giám sát việc nhập dữ liệu từ tài liệu giấy vào máy tính được chính xác.

- Trưởng nhóm chịu trách nhiệm theo dõi toàn bộ quá trình đọc, nhập dữ liệu để bảo đảm tính đầy đủ, chính xác giữa tài liệu giấy và dữ liệu được nhập vào máy tính (Hệ thống VBCC);

Người giám sát chung chịu trách nhiệm giám sát bảo đảm không bỏ sót, không đưa thêm dữ liệu VBCC ngoài tài liệu số hóa vào Hệ thống VBCC và xác nhận việc nhập dữ liệu.

(3) Bước 3: Kiểm tra dữ liệu đã nhập

Kết thúc việc nhập một gói dữ liệu, các thành viên tiến hành đọc, kiểm tra, giám sát lại toàn bộ dữ liệu. Nếu phát hiện sai sót thì tiến hành nhập lại dữ liệu đã nhập sai.

(4) Bước 4: Kiểm soát chất lượng số hóa

Trưởng nhóm thực hiện việc kiểm soát chất lượng số hóa bằng cách đối chiếu dữ liệu trên sổ gốc cấp VBCC với dữ liệu đã được nhập vào máy tính đối với ít nhất 10% số VBCC đã được số hóa. Trường hợp phát hiện có dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác, trưởng nhóm tổ chức thực hiện lại bước 3 và bước 4 cho đến khi ở bước 4 không phát hiện có dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác.

(5) Bước 5: Hoàn tất số hóa (đóng gói dữ liệu)

- Khi chắc chắn rằng các dữ liệu đã được nhập đầy đủ, chính xác; đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật đối với dữ liệu số theo hướng dẫn về quy trình kỹ thuật; các thành viên kết thúc việc nhập gói dữ liệu và lập Biên bản số hóa đối với dữ liệu vừa nhập (theo Mẫu 2 tại Phụ lục I kèm theo Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025) trên Hệ thống. Trưởng nhóm ký số vào biên bản và in biên bản ra giấy cho tất cả các thành viên nhóm và thủ trưởng đơn vị ký trực tiếp vào biên bản giấy.

- Người nhập hoàn tất việc gửi dữ liệu đã nhập lên Hệ thống VBCC.

- Trưởng nhóm xác nhận gửi kết quả trên Hệ thống tới Thủ trưởng đơn vị.

- Thủ trưởng đơn vị kiểm tra, ký xác nhận trên Hệ thống và kết thúc quá trình số hóa.

Yêu cầu kỹ thuật đối với Hệ thống VBCC, việc sử dụng và bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn thông tin, an ninh mạng đối với phương tiện, thiết bị, các phần mềm liên quan, các file dữ liệu, việc nhập xuất dữ liệu, ký số... thực hiện theo đúng quy định về kỹ thuật tại Phụ lục II Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025.

Trong trường hợp đơn vị quản lý sổ gốc cấp VBCC sử dụng phần mềm riêng, phần mềm đó cần đáp ứng quy định về yêu cầu kỹ thuật tại khoản 2, khoản 3 Mục III Phụ lục II Kế hoạch 2355/KH-BGDĐT ngày 22/12/2025 và được đơn vị chuyên trách của Bộ GDĐT kiểm tra, đánh giá trước khi cho kết nối, đồng bộ dữ liệu kết quả số hóa về Hệ thống VBCC.

Trong quá trình triển khai, Quy trình số hóa dữ liệu VBCC có thể được điều chỉnh, bổ sung để phù hợp với thực tế triển khai, đặc biệt là các tình huống phát sinh đặc biệt, bảo đảm tính khả thi, an toàn, minh bạch và hiệu quả.