Quy định kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng năm 2026

Quy định kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng năm 2026 (Hình từ Internet)

Quy định kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng năm 2026

Ngày 27/5/2026, Ban Chấp hành Trung ương ban hành Hướng dẫn 05-HD/VPTW năm 2026 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng .

Cụ thể Hướng dẫn 05-HD/VPTW năm 2026 đã quy định chi tiết kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng áp dụng từ ngày 27/5/2026 đối với từng thành phần thể thức bắt buộc trong loại văn bản này, cụ thể như sau:

[1] Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" 

Trình bày tiêu đề ở trang đầu, góc phải, dòng đầu, phía dưới có đường kẻ ngang ngăn cách với địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; đường kẻ ngang nét liền dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1, Phụ lục 1). 

[2] Tên cơ quan ban hành văn bản 

- Trình bày tên cơ quan ban hành văn bản ở góc trái, dòng đầu, ngang với tiêu đề, phía dưới có dấu sao (*) ngăn cách với số và ký hiệu văn bản (ô số 2, Phụ lục 1). 

- Tên cơ quan ban hành văn bản trình bày cân đối dưới tên cơ quan cấp trên trực tiếp (nếu có). 

- Tên cơ quan ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Đối với văn bản của liên cơ quan thì ghi tên tổ chức, cơ quan chủ trì trước, giữa các tên tổ chức, cơ quan có dấu gạch nối (-). 

[3] Số và ký hiệu văn bản 

- Trình bày số và ký hiệu văn bản cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3, Phụ lục 1).

- Số văn bản viết bằng chữ số Ả-rập. Số văn bản nhỏ hơn 10 phải ghi số không (0) phía trước, giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt của tên liên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-).

[4] Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 

- Trình bày địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản cân đối dưới tiêu đề (ô số 4, Phụ lục 1). 

- Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số không (0) phía trước và viết đầy đủ chữ ngày, tháng, năm; giữa địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (,). 

Ví dụ: Hà Nội, ngày 03 tháng 02 năm 2026 

- Cấp hành chính trước địa danh ban hành văn bản có thể ghi chữ viết tắt.

Ví dụ: TP (thành phố), ĐK (đặc khu)…

[5] Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 

- Tên loại văn bản trình bày một dòng riêng, trích yếu nội dung văn bản trình bày cân đối dưới tên loại văn bản, phía dưới có 05 dấu gạch nối (-) ngăn cách với nội dung văn bản.

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản trình bày chính giữa trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1).

- Riêng trích yếu nội dung văn bản của tên loại văn bản công văn trình bày cân đối dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 5b, Phụ lục 1).

Ví dụ: 

Số 686-CV/VPTU

về việc chuẩn bị hội nghị trực tuyến quán triệt Nghị quyết Trung ương 12 khoá XIII 

[6] Nội dung văn bản 

- Trình bày nội dung văn bản dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 6, Phụ lục 1).

- Nội dung văn bản được dàn đều về cả hai lề; khi xuống dòng thì chữ đầu dòng lùi vào khoảng 10 mm; khoảng cách giữa các đoạn văn bản (Spacing) tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng (Line spacing) từ 18pt đến 22pt (Exactly); kết thúc nội dung văn bản có dấu chấm (.).

- Phần căn cứ ban hành (nếu có) trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản; ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày, tháng, năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng luật, pháp lệnh thì ghi tên luật, pháp lệnh và năm ban hành). Mỗi căn cứ được trình bày thành một dòng hoặc một khổ riêng, trước mỗi căn cứ có 1 dấu gạch ngang (-), sau mỗi căn cứ có dấu chấm phẩy (;), riêng căn cứ cuối cùng có dấu chấm (.).

- Những văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm trình bày như sau:

+ Các từ "Phần", "Chương" và số thứ tự của phần, chương trình bày cùng một dòng, chính giữa hai lề văn bản. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã hoặc ghi bằng chữ. Tên của phần, chương (nếu có) trình bày tại dòng liền kề phía dưới từ "Phần", "Chương".

+ Từ "Mục" và số thứ tự của mục trình bày cùng một dòng ở chính giữa hai lề văn bản. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả-rập. Tên mục (nếu có) trình bày tại dòng liền kề dưới từ "Mục".

+ Từ "Điều", số thứ tự và tên điều (hoặc nội dung của điều) trình bày cùng một dòng. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.).

+ Số thứ tự của khoản dùng chữ số Ả-rập; sau số thứ tự có dấu chấm (.), tiếp theo là tên khoản (nếu có) và nội dung của khoản.

+ Thứ tự các điểm ghi bằng chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c..., sau chữ cái có dấu ngoặc đơn đóng và nội dung của điểm.

[7] Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 

- Trình bày quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản ở góc phải, dưới phần nội dung văn bản (ô số 7a, Phụ lục 1).

- Chữ ký của người có thẩm quyền trình bày dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số 7c, Phụ lục 1). Chữ ký trên văn bản giấy bằng bút mực màu xanh, không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản. Chữ ký trên văn bản điện tử là màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt, đặt canh giữa chức vụ người ký và họ tên người ký.

- Họ và tên của người ký văn bản trình bày dưới chữ ký của người ký văn bản (ô số 7b, Phụ lục 1).

- Riêng biên bản hội nghị cấp uỷ, tổ chức, cơ quan đảng và văn bản của liên cơ quan ban hành trình bày quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm chính ở phía phải, các cơ quan, người tham gia khác trình bày ở phía trái; nếu nhiều cơ quan, người tham gia thì trình bày tiếp xuống dòng dưới.

[8] Dấu cơ quan ban hành văn bản 

- Trình bày dấu, chữ ký số của tổ chức, cơ quan ban hành văn bản dưới quyền hạn, chức vụ của người ký văn bản (ô số 8, Phụ lục 1).

- Dấu của tổ chức, cơ quan trên văn bản giấy phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái. Mực dấu màu đỏ tươi.

- Chữ ký số của tổ chức, cơ quan là hình ảnh dấu của tổ chức, cơ quan ban hành văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png) nền trong suốt.

- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu ướt, dấu thu nhỏ… trên văn bản thực hiện theo quy định của cấp uỷ, thủ trưởng tổ chức, cơ quan đảng. Dấu treo đóng vào phụ lục văn bản tại trang đầu, trùm lên một phần tên của phụ lục. Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của các trang trong từng phụ lục, trùm lên một phần các tờ văn bản, mỗi khuôn dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.

[9] Nơi nhận văn bản 

- Trình bày nơi nhận văn bản ở góc trái, dưới nội dung văn bản (ô số 9a, Phụ lục 1). Cụm từ "Nơi nhận" trình bày một dòng riêng, dưới cụm từ này có đường kẻ ngang nét liền, tương ứng với chiều dài của cụm từ này.

- Trình bày tên tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản dưới cụm từ "Nơi nhận".

- Đối với tên loại văn bản là công văn thì tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết được liệt kê tại phần "Kính gửi", ở chính giữa, trang đầu văn bản (ô số 5a, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần "Nơi nhận" cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

- Đối với tên loại văn bản là tờ trình thì trình bày thêm từ "Kính trình" và liệt kê tên tổ chức, cơ quan, cá nhân trực tiếp nhận giải quyết công việc ở dưới tên loại và trích yếu nội dung văn bản (ô số 9b, Phụ lục 1). Ở dòng đầu phần "Nơi nhận" cuối văn bản có thêm từ "Như trên".

- Sau các từ "Nơi nhận", "Kính gửi", "Kính trình" có dấu hai chấm (:); sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản ở phần "Kính gửi", "Kính trình" có dấu chấm phẩy (;); sau mỗi tổ chức, cơ quan, cá nhân hoặc nhóm tổ chức, cơ quan, cá nhân nhận văn bản ở phần "Nơi nhận" có dấu chấm phẩy (;), kết thúc nơi lưu văn bản có dấu chấm.

Dưới đây là sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản của Đảng:

Ghi chú:

1. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam";

2. Tên tổ chức, cơ quan ban hành văn bản;

3. Số và ký hiệu văn bản;

4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

5a. Thể loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản;

5b. Trích yếu nội dung công văn;

6. Nội dung văn bản (có thể nhiều trang);

7a, 7b, 7c. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

8. Dấu, chữ ký số của tổ chức, cơ quan;

9a, 9b. Nơi nhận văn bản;

10. Dấu chỉ mức độ khẩn;

11a. Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, phổ biến;

11b. Chỉ dẫn về dự thảo văn bản;

12. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;

13. Thông tin liên hệ của cơ quan ban hành văn bản;

14. Chữ ký số của cơ quan trên bản sao sang văn bản điện tử;

15. Chữ ký số của cá nhân trên bản sao sang văn bản điện tử.

Về phông chữ, khổ giấy, định lề trang văn bản, số trang:

- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt, kiểu chữ Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909: 2001, màu đen.

- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng thành phần thể thức tại Phụ lục 2.

- Khổ giấy: Văn bản giấy và văn bản điện tử trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Các loại văn bản, giấy tờ hành chính trình bày trên khổ giấy A4 hoặc A5 (148 mm x 210 mm) hoặc sử dụng mẫu in sẵn.

- Định lề trang văn bản

+ Văn bản của Đảng trình bày theo chiều dọc của trang văn bản (định hướng bản in theo chiều dọc), vùng trình bày như sau:

Lề trên: Cách mép trên trang văn bản 20 mm.

Lề dưới: Cách mép dưới trang văn bản 20 mm.

Lề trái: Cách mép trái trang văn bản 30 mm.

Lề phải: Cách mép phải trang văn bản 15 mm.

+ Trường hợp văn bản in hai mặt, mặt sau vùng trình bày như sau:

Lề trên: Cách mép trên trang văn bản 20 mm.

Lề dưới: Cách mép dưới trang văn bản 20 mm.

Lề trái: Cách mép trái trang văn bản 15 mm.

Lề phải: Cách mép phải trang văn bản 30 mm.

+ Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang văn bản (định hướng bản in theo chiều ngang). Căn cứ vùng trình bày văn bản theo chiều dọc để trình bày văn bản theo chiều ngang cho phù hợp.

- Số trang văn bản

+ Số trang văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập; số trang văn bản trình bày tại điểm giữa, cách mép trên trang văn bản 10 mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ; không hiển thị số trang đối với trang thứ nhất.

+ Số trang của phụ lục ghi riêng cho từng phụ lục.