Quy định về định dạng chứng từ điện tử mới nhất 2026

Quy định về định dạng chứng từ điện tử mới nhất 2026

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC Quy định một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Cụ thể, Điều 18 Thông tư 91/2026/TT-BTC  đã hướng dẫn định dạng chứng từ điện tử từ 01/7/2026 như sau:

(1) Các loại chứng từ quy định tại Điều 22 Nghị định 254/2026/NĐ-CP phải thực hiện theo định dạng sau:

- Định dạng chứng từ điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh “eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin);

- Định dạng chứng từ điện tử gồm hai thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số;

- Cục Thuế, Cục Hải quan xây dựng và công bố thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ chứng từ điện tử và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của chứng từ điện tử theo quy định tại Thông tư này. Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số thực hiện theo quy định của pháp luật giao dịch điện tử.

(2) Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch, để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Xem thêm Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 01/7/2026.

Quy định về định dạng chứng từ điện tử mới nhất 2026 (Hình từ internet)

Quy định nội dung chứng từ quy định từ 1/7/2026

Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định nội dung chứng từ từ 1/7/2026 như sau:

- Đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

+ Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập;

+ Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân;

+ Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);

+ Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ;

+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;

+ Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.

Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

- Đối với biên lai

+ Tên biên lai;

+ Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;

+ Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+ Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;

+ Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền thể hiện bằng số và bằng chữ;

+ Ngày, tháng, năm lập biên lai;

+ Chữ ký số của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí;

Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

+ Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần thêm tiếng nước ngoài thì phần tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Đồng tiền trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp các khoản phải thu phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại Nghị định 362/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Phí và lệ phí.

Ngoài các thông tin bắt buộc theo quy định tại khoản 2 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lo-go, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai. Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

- Mẫu hiển thị chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Nghị định 347/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành.