Thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới nhất 2026 như thế nào?

Thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới nhất 2026 như thế nào? (Hình minh họa)

Thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới nhất 2026 như thế nào?

Theo Điều 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP, Nghị định 58/2026/NĐ-CP, Nghị định 392/2026/NĐ-CP), thủ tục đăng ký mẫu con dấu từ ngày 15/11/2026 như sau:

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước nộp 01 bộ hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục về con dấu theo quy định tại Điều 13 và Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu quy định tại Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP theo một trong các hình thức sau:

+ Nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

+ Nộp qua dịch vụ bưu chính;

+ Nộp qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID) (trừ các văn bản, giấy tờ không được phép đăng tải qua hệ thống mạng theo quy định của pháp luật).

- Cán bộ tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thông tin, văn bản, giấy tờ trong hồ sơ và thực hiện theo các quy định sau:

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đầy đủ, cán bộ tiếp nhận ghi giấy biên nhận hồ sơ, ghi rõ ngày tiếp nhận, ngày trả kết quả và giao ngay cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi đến tài khoản của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID);

+ Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, đầy đủ, cán bộ tiếp nhận ghi phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ, ghi rõ giấy tờ, tài liệu cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cần phải bổ sung và giao ngay cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi đến tài khoản của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID);

+ Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP hoặc hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết, cán bộ tiếp nhận ghi thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ và giao ngay cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính hoặc gửi đến tài khoản của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VneID).

- Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ là bản điện tử đã được ký số đối với văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành; bản điện tử đã được chứng thực điện tử của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành; bản điện tử hoặc bản in được khai thác, chia sẻ từ cơ sở dữ liệu của cơ quan quản lý nhà nước có liên quan; bản sao đã đối chiếu với bản chính; bản sao được cấp từ bản chính; bản sao được chứng thực từ bản chính của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khi nộp hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu phải xuất trình con dấu đã được đăng ký trước đó để cơ quan đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu kiểm tra, đăng ký theo quy định.

- Tổ chức nước ngoài mang con dấu vào Việt Nam sử dụng, khi nộp hồ sơ phải nộp con dấu đã mang vào cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để kiểm tra, đăng ký theo quy định.

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký mẫu con dấu hoàn thành việc đăng ký mẫu con dấu để trả kết quả cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

- Quy trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử theo quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.