Đề xuất cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử

Đề xuất cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử

 Bộ Nội vụ đang lấy ý kiến dự thảo Thông tư quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi tắt là Dự thảo Thông tư).

Tại đây, Bộ Nội vụ đã đề xuất cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử, cụ thể như sau:

Cấu trúc của mã định danh hợp đồng lao động điện do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thực hiện theo thuật toán tự động, bao gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số, trong đó:

[1] Ký tự chữ là A hoặc B hoặc C, trong đó: chữ cái A là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết thông qua các eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP; chữ cái B là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy; chữ cái C là ký tự gán cho hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026;

[2] 12 ký tự số được cấu thành: 02 ký tự số đầu tiên là mã tỉnh, thành phố nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính; 02 ký tự số tiếp theo là 02 số cuối của năm đồng bộ thành công hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử; 8 ký tự sau là số thứ tự tăng dần của số lượng hợp đồng đã đồng bộ lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo từng năm.

Ví dụ ID: A012600000099 cho thấy đây là hợp đồng lao động điện tử được giao kết bảo đảm theo quy định Nghị định số 337/2025/NĐ-CP có số thứ tự 99 đã được đồng bộ lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong năm 2026 của người sử dụng lao động có trụ sở chính thuộc địa bàn thành phố Hà Nội.

Về nguyên tắc cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử:

- Mỗi hợp đồng lao động điện tử khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử nếu đảm bảo quy định sẽ được cấp một mã định danh (ID) duy nhất và không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác.

- ID được cấp một lần, không thay đổi trong suốt vòng đời của hợp đồng lao động điện tử bao gồm cả trường hợp hợp đồng lao động điện tử được sửa đổi, bổ sung hoặc chấm dứt. Phụ lục của hợp đồng lao động điện tử (nếu có) được liên kết với ID của hợp đồng lao động điện tử gốc.

- Việc cấp ID đối với hợp đồng lao động điện tử không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung, thời điểm có hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử.

Theo Nghị định 337/2025/NĐ-CP, mã định danh hợp đồng lao động điện tử (sau đây gọi là ID) là dãy số duy nhất được Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cấp cho mỗi hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Cơ sở pháp lý: Điều 3 và Điều 4 Dự thảo Thông tư.

Đề xuất cấu trúc mã định danh hợp đồng lao động điện tử (Hình từ Internet)

Quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử (Dự kiến)

Tại Điều 5 Dự thảo Thông tư, Bộ Nội vụ đã đề xuất quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử như sau:

[1] Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng như sau:

- Đối với hợp đồng lao động điện tử giao kết thông qua eContract bảo đảm quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định về hợp đồng lao động điện tử, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với các dữ liệu quy định tại điểm a, c và điểm đ khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP (trừ thông tin về ID) về Nền tảng theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

- Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với thông tin về nhật ký số hóa, chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử và dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

- Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026 mà chưa bảo đảm quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

Sau khi các bên hoàn thành việc bổ sung các yếu tố trên, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng và các dữ liệu quy định tại điểm a, điểm c và điểm đ khoản 1 Điều 14 Nghị định 337/2025/NĐ-CP về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (trừ thông tin về ID).

[2] Nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận, kiểm tra thông tin xác thực định danh của người lao động, người sử dụng lao động và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID được thực hiện tự động thông qua hệ thống thông tin của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục.

[3] Hợp đồng lao động điện tử sau khi được cấp ID được đồng thời gửi về hệ thống của Nhà cung cấp eContract.

[4] Phụ lục hợp đồng lao động và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động điện tử được cấp cùng mã ID với hợp đồng lao động điện tử gốc theo quy định tại [1], [2] và [3].