Thủ tục công chứng giao dịch được soạn sẵn từ 01/01/2027

Thủ tục công chứng giao dịch được soạn sẵn từ 01/01/2027 (Hình từ internet)

Ngày 23/4/2026, Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XVI, Kỳ họp thứ Nhất thông qua Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng (Luật số 04/2026/QH16).

1.  Hồ sơ công chứng giao dịch đã được soạn thảo sẵn từ 01/01/2027

Theo khoản 1 Điều 42 Luật Công chứng 2024 (được sửa đổi năm 2026) thì người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng. Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm các giấy tờ sau đây:

(1) Dự thảo giao dịch;

(2) Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;

(3) Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;

(4) Giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Lưu ý: Các giấy tờ quy định tại các điểm (2), (3) và (4) là bản sao giấy hoặc bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử.

2. Thủ tục công chứng giao dịch được soạn sẵn từ 01/01/2027

Thủ tục công chứng giao dịch được soạn sẵn được thực hiện theo Điều 42 Luật Công chứng 2024 (được sửa đổi năm 2026) như sau:

Bước 1: Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng, nếu hồ sơ đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận giải quyết; trường hợp từ chối tiếp nhận thì trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người yêu cầu công chứng.

Bước 2:  Công chứng viên hướng dẫn, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch.

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc tham gia giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, bị cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc công chứng viên tiến hành xác minh, yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng; trường hợp người yêu cầu công chứng không làm rõ được và từ chối việc xác minh, yêu cầu giám định hoặc đã xác minh, giám định nhưng vẫn không làm rõ được thì công chứng viên từ chối công chứng.

Bước 3: Công chứng viên kiểm tra dự thảo giao dịch. Nếu trong dự thảo giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa; trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng.

Bước 4: Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. 

Bước 5: Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo giao dịch thì ký vào từng trang của giao dịch và ký, ghi đủ họ, tên của cá nhân, đóng dấu của tổ chức (nếu có) vào trang cuối của giao dịch; trường hợp điểm chỉ thì thực hiện theo quy định tại Điều 50 Luật Công chứng 2024. 

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính giấy hoặc bản chính điện tử của các giấy tờ quy định tại các điểm (2), (3) và (4) mục 1 để kiểm tra, đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch; trường hợp công chứng văn bản từ chối nhận di sản quy định tại Điều 60 Luật Công chứng 2024 thì người yêu cầu công chứng không phải xuất trình bản chính giấy hoặc bản chính điện tử của giấy tờ quy định tại điểm (3) mục 1 để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch; 

Đối với các giấy tờ quy định tại điểm (4) mục 1 mà người yêu cầu công chứng không có bản chính giấy hoặc bản chính điện tử tại thời điểm công chứng viên ký vào lời chứng thì có thể xuất trình bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính.

- Trong trường hợp đã có dữ liệu về các thông tin trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng quy định tại mục 1 trong cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố thì người yêu cầu công chứng không phải cung cấp giấy tờ có chứa thông tin đó mà có thể tự khai thác dữ liệu để cung cấp cho công chứng viên; 

Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên khai thác dữ liệu thì phải nộp phí khai thác và sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu khác đã được công bố để xem xét, giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng; không yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ để đối chiếu theo quy định nêu trên. 

Công chứng viên chỉ được yêu cầu người yêu cầu công chứng bổ sung giấy tờ trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng trong trường hợp không khai thác được thông tin trong thời hạn giải quyết yêu cầu công chứng hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác.

Bước 6: Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng, vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định tại Điều 68 Luật Công chứng 2024 và quy định khác của pháp luật có liên quan.