Những thay đổi lớn nào về hóa đơn điện tử từ 01/7/2026 mà hộ kinh doanh cần lưu ý?

Hộ kinh doanh lưu ý: 07 thay đổi lớn về hóa đơn điện tử từ 01/7/2026 (Hình từ internet)

Từ ngày 01/7/2026, nhiều quy định mới về hóa đơn điện tử chính thức được áp dụng, tác độc trực tiếp đến hộ kinh doanh, cụ thể: 

1. Bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng không mặc nhiên phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền

Theo điểm c khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.

Trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế  thì không bắt buộc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền;

Do đó, không phải mọi hộ kinh doanh có hoạt động bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng đều bắt buộc chuyển sang sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền.

2. Bổ sung các trường hợp hộ kinh doanh không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung một điều riêng quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Trong đó, hộ kinh doanh không phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm: 

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.

3. Từ 01/7/2026 hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng, chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy

Theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì kể từ ngày Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành (tức 01/7/2026), hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. 

4. Được ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế lập hóa đơn điện tử

Theo Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được ủy nhiệm cho bên thứ ba là tổ chức kinh tế lập hóa đơn điện tử cho bên mua.

Khi ủy nhiệm, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trách nhiệm cung cấp thông tin cho bên nhận ủy nhiệm, bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế và thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Tổ chức kinh tế thực hiện thông báo danh sách hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. 

5. Hộ kinh doanh phải cập nhật thông tin đăng ký thuế trong thời hạn 10 ngày nếu không sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không khớp đúng với thông tin của cá nhân được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc không đầy đủ thì cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin trong thời hạn 10 ngày làm việc. 

Sau thời hạn này, trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chưa thực hiện, cơ quan thuế thực hiện tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; 

Như vậy, hộ kinh doanh được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký thuế không khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc không đầy đủ thì hộ kinh doanh phải điều chỉnh, bổ sung trong thời hạn 10 ngày làm việc nếu không sẽ bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

6. Hướng dẫn xử lý hóa đơn từ máy tính tiền và nhiều hóa đơn cùng sai sót

Căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng được lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Bên cạnh đó, nếu trong cùng một tháng, người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai, đồng thời đính kèm bảng kê chi tiết.

7. Thủ tục cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh 

Thủ tục cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh được thực hiện theo Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC như sau: 

- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh thực hiện như sau:

+ Gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSDT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và truy cập vào Hệ thống thông tin quản lý thuế để lập hóa đơn điện tử;

+ Trường hợp người nộp thuế thuộc trường hợp được cấp hóa đơn bán hàng theo từng lần phát sinh tại điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì phải nộp đầy đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế và các loại thuế, phí khác (nếu có);

+ Trường hợp người nộp thuế thuộc trường hợp được cấp hóa đơn giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh tại điểm b khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì phải nộp số thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế;

+ Người nộp thuế thuộc trường hợp được cấp hóa đơn bán tài sản công có mã của cơ quan thuế theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP thì không phải khai và nộp số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp;

+ Sau khi tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp (nếu có) thì chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử.

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã;

+ Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai hồ sơ khai thuế theo quy định pháp luật về quản lý thuế.

- Xác định cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh:

+ Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc cơ quan thuế nơi phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

+ Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh:

++  Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định bao gồm cả kinh doanh thương mại điện tử có nhiều địa điểm kinh doanh (cửa hàng) hoạt động trên cùng địa bàn một tỉnh, thành phố hoặc khác tỉnh, thành phố nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định là địa điểm ghi trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với hộ kinh doanh hoặc trên tờ khai đăng ký thuế đối với cá nhân kinh doanh;

++ Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh tại cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cư trú: nơi ở hiện tại; nơi tạm trú hoặc nơi thường trú.