Số hóa hồ sơ kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư 14/2026/TT-BTP ngày 30/9/2026 hướng dẫn về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Số hóa hồ sơ kết quả giải quyết thủ tục hành chính là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 14/2026/TT-BTP, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là quá trình tiếp nhận, chuyển đổi thông tin đang được thể hiện trên giấy trong thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính sang dữ liệu điện tử.

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa

Các giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi thực hiện số hóa theo Điều 4 Thông tư 14/2026/TT-BTP như sau:

- Giấy tờ là thành phần hồ sơ mà tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện thủ tục hành chính, bao gồm các loại sau:

+ Thành phần hồ sơ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính trước đó chưa được số hóa theo quy định;

+ Thành phần hồ sơ phải số hóa theo quy định pháp luật chuyên ngành;

+ Thành phần hồ sơ cần số hóa theo yêu cầu quản lý được xác định tại Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;

+ Thành phần hồ sơ không thuộc loại được nêu tại điểm a, b và c khoản 1 Điều 4 Thông tư 14/2026/TT-BTP và được thực hiện số hóa theo nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính.

Các giấy tờ tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 4 Thông tư 14/2026/TT-BTP được nộp theo một trong các hình thức sau: bản chính; bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc; bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính của kết quả giải quyết thủ tục hành chính; bản chụp điện tử có bản chính để đối chiếu trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính.

- Kết quả thẩm tra, xác minh, trả lời ý kiến hoặc tài liệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị và chủ thể khác có liên quan tham gia trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác.

- Kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, được sửa đổi, bổ sung.

- Không thực hiện số hóa đối với những giấy tờ, tài liệu sau:

+ Đã được các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính chia sẻ dưới dạng dữ liệu và có giá trị pháp lý;

+ Các giấy tờ là thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính được nộp dưới hình thức bản sao chụp, bản sao có chứng thực, trừ bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính của kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 14/2026/TT-BTP;

+ Các giấy tờ, tài liệu chỉ yêu cầu xuất trình khi nộp hồ sơ thủ tục hành chính;

+ Các giấy tờ, tài liệu mật theo quy định của pháp luật.

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính

Các yêu cầu đối với việc số hóa giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo Điều 6 Thông tư 14/2026/TT-BTP như sau:

- Quá trình số hóa phải bảo đảm tính đầy đủ, chính xác, toàn vẹn dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

- Quá trình số hóa phải bảo đảm các nguyên tắc về bảo vệ dữ liệu cá nhân, không làm xâm hại, ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân.

- Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải lưu các trường dữ liệu đặc tả để tái sử dụng trong giải quyết thủ tục hành chính khác có liên quan.