Là việc chủ động thực hiện biện pháp nhằm ngăn ngừa tối đa sự tự hủy hoại của hiện vật và loại trừ sự hủy hoại do thiên nhiên, sinh vật hoặc con người gây ra.

Là việc thực hiện các biện pháp theo chu kỳ thời gian nhằm ngăn ngừa sự tự hủy hoại của hiện vật và loại trừ sự hủy hoại do thiên nhiên, sinh vật hoặc con người gây ra.

Là việc một cơ quan, đơn vị không có chức năng, nhiệm vụ hoạt động bảo tàng chuyển giao cho bảo tàng quản lý và sử dụng vĩnh viễn những hiện vật thuộc đối tượng sưu tầm của bảo tàng do cơ quan, đơn vị thu giữ được trong quá trình thực thi công vụ.

Là việc tổ chức, cá nhân tự nguyện chuyển giao cho bảo tàng sử dụng vĩnh viễn hiện vật thuộc quyền sở hữu của tổ chức, cá nhân, không kèm theo điều kiện về chi phí cho việc chuyển giao đó, để bảo tàng quản lý và phát huy giá trị hiện vật.

Là văn bản thể hiện những vấn đề chủ yếu về mục đích, yêu cầu, phạm vi, đối tượng dự kiến sưu tầm, thời gian thực hiện và những vấn đề khác có liên quan đến việc triển khai sưu tầm hiện vật cho bảo tàng.

Là tập hợp các tài liệu khoa học và pháp lý về hiện vật, được hình thành trong quá trình nghiên cứu, thu thập và xử lý thông tin, giải quyết các thủ tục liên quan đến việc đưa hiện vật về bảo tàng.

Là việc bảo tàng thông qua các phương thức khác nhau để đưa hiện vật về bảo tàng, phục vụ hoạt động của bảo tàng.

Là đơn vị được nhà nước giao, cho thuê hoặc chuyển nhượng kết cấu hạ tầng đường sắt quốc gia theo quy định của pháp luật.

Là hoạt động theo dõi, chăm sóc, sửa chữa những hư hỏng nhỏ của công trình và thiết bị lắp đặt vào công trình, tuần, gác, trực giải quyết trở ngại chạy tàu được tiến hành thường xuyên, định kỳ để duy trì công trình ở trạng thái khai thác, sử dụng bình thường và hạn chế phát sinh các hư hỏng công trình.

Là hoạt động kiểm tra, đánh giá chất lượng hoặc đánh giá nguyên nhân hư hỏng, giá trị, thời gian sử dụng và các thông số kỹ thuật khác của bộ phận công trình, thiết bị lắp đặt vào công trình hoặc công trình đường sắt thông qua quan trắc, thí nghiệm kết hợp với việc tính toán, phân tích.

Là hoạt động theo dõi, đo đạc, ghi nhận sự biến đổi về hình học, biến dạng, chuyển dịch và các thông số kỹ thuật khác của công trình và môi trường xung quanh theo thời gian.

Là tài liệu quy định về trình tự, nội dung và chỉ dẫn thực hiện các công việc bảo trì công trình đường sắt.

Là bản thông tin đã được xử lý các thông tin yêu cầu Cơ quan điều tra bảo mật và bảo đảm bên tiếp nhận hiểu đúng bản chất thông tin mà không làm lộ các thông tin được bảo mật.

Là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Là một tập tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

Là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin hình thành trong quá trình giải quyết công việc để phục vụ cho hoạt động quản lý, hoạt động chuyên môn nghiệp vụ về giáo dục và đào tạo của cơ quan, tổ chức.

Tài liệu thuộc lĩnh vực giáo dục và đào tạo gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

Gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm thanh, video); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề âm thanh, video; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời lượng; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; chất lượng âm thanh, video; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Gồm: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản gốc, dương bản); số lưu trữ; ký hiệu thông tin; tên sự kiện; tiêu đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh; tài liệu đi kèm; mức độ tiếp cận; tình trạng vật lý; chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Gồm: mã định danh tài liệu; mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; số lượng tờ (đối với tài liệu số hóa); ký hiệu thông tin; từ khóa; mức độ tiếp cận; mức độ tin cậy; bút tích (đối với tài liệu số hóa); tình trạng vật lý (đối với tài liệu số hóa); quy trình xử lý (đối với tài liệu gốc điện tử); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin tài liệu; ghi chú.

Gồm: mã hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu; thời gian kết thúc; từ khóa; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng tờ (đối với hồ sơ số hóa); số lượng trang; tình trạng vật lý (đối với hồ sơ số hóa); ký hiệu thông tin; mức độ tin cậy; mã hồ sơ gốc giấy (đối với hồ sơ số hóa); chế độ lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tình trạng lập tài liệu lưu trữ dự phòng; tệp tin hồ sơ (trường hợp số hóa cả hồ sơ thành một tệp tin); ghi chú.