Gồm: mã phông, công trình, sưu tập lưu trữ; tên phông, công trình, sưu tập lưu trữ; trạng thái (đóng, mở); lịch sử đơn vị hình thành phống; thời gian tài liệu; tổng số tài liệu; phương án phân loại hoặc các nhóm tài liệu chủ yếu; ngôn ngữ; chế độ dự phòng; ghi chú.

Gồm dữ liệu của phông lưu trữ, dữ liệu của hồ sơ lưu trữ và dữ liệu của tài liệu lưu trữ.

Là tài liệu lưu trữ số hết thời hạn lưu trữ hoặc tài liệu lưu trữ số trùng lặp trong Hệ thống.

Là tài liệu lưu trữ được đưa ra số hóa hoặc chuyển đổi.

Là phông, công trình, sưu tập lưu trữ; hồ sơ; văn bản, tài liệu; tài liệu ảnh (dương bản), ghi âm, ghi hình (phim âm bản) hoặc ghi âm và ghi hình (video).

Là gói tin chứa tài liệu và dữ liệu tài liệu lưu trữ được lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử cung cấp cho người dùng.

Là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu của hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong hệ thống tại lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử.

Là gói tin chứa hồ sơ, tài liệu và dữ liệu của hồ sơ, tài liệu được chuẩn bị tại lưu trữ hiện hành để nộp vào lưu trữ lịch sử hoặc để chuyển giao giữa các hệ thống lưu trữ.

Là tài liệu điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa.

Là việc sao lưu tất cả các thông tin được chọn, không phụ thuộc vào thời điểm lưu trữ và các lần sao lưu trước đó.

Là việc sao lưu tất cả các thông tin có sự thay đổi hoặc cập nhật so với lần sao lưu gần nhất trước đó.

Là việc sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm từ phương tiện lưu trữ này sang phương tiện lưu trữ độc lập khác.

Là thiết bị vật lý được sử dụng để lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, phần mềm (gồm ổ cứng, thẻ nhớ, băng từ, đĩa quang,...).

Là hiện tượng hệ thống tin học trong quá trình hoạt động xảy ra những trường hợp bất thường như: bị hỏng, hoạt động không bình thường; dữ liệu, phần mềm bị thay đổi, sửa, xóa, sao chép, truy cập trái phép bởi phần mềm bất hợp pháp; có chứa mã độc, có chứa phần mềm gián điệp,... hoặc người sử dụng thực hiện chưa đúng quy trình.

Là hệ thống tin học hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

Là tập hợp các dữ liệu bao gồm tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ được sắp xếp thông qua phương tiện điện tử để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật.

Là tập hợp các dữ liệu y tế được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật.

Là khả năng các tác nhân gây ô nhiễm (bụi, mùi khó chịu, tiếng ồn) từ nguồn phát thải phát tán ra môi trường xung quanh.

Là thiết bị điều khiển được sử dụng để giảm dòng khởi động và giúp điều chỉnh quá trình khởi động, dừng của động cơ điện.

Là đánh giá các mối nguy hiểm đã được xác định căn cứ vào khả năng xảy ra và hậu quả của mối nguy hiểm.