Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc mới nhất theo Quyết định 858/QĐ-BTP

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc mới nhất theo Quyết định 858/QĐ-BTP (Hình từ Internet)

Ngày 27/3/2026, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định 858/QĐ-BTP công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp.

Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc mới nhất theo Quyết định 858/QĐ-BTP

Theo quy định tại phần 2 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 858/QĐ-BTP năm 2026 thì thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc có nội dung như sau:

(1) Trình tự thực hiện: 

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc xuất trình các giấy tờ theo quy định để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.

- Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ theo quy định và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận.

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc có thể nộp bàn điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ theo quy định.

- Cơ quan, tổ chức căn cứ vào số gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo số gốc. Trường hợp số gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

- Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.

- Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính thức hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu mà các thông tin trong các giấy tờ, tài liệu đã có dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố.

- Người thực hiện chứng thực khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu để thay thế thành phần hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính. Trường hợp không khai thác được thông tin hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác thì cơ quan, người có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính yêu cầu cá nhân, tổ chức bổ sung thành phần hồ sơ để giải quyết thủ tục hành chính, đồng thời đề nghị cả nhân, tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh thông tin trong các cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.

(2) Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện từ đến cơ quan, tổ chức lưu số gốc. Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký (đã đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình).

(3) Thành phần, số lượng hồ sơ:

Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử, bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng (Không yêu cầu người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc nộp giấy tờ này khi cơ quan giải quyết thủ tục hành chính khai thác được thông tin về Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư),

- Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng, anh, chị, em ruột, người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết (Không yêu cầu người yêu cầu cấp bản sao từ số góc nộp giấy tờ này khi cơ quan qu giải quyết thủ tục hành chính khai thác được thông tin về giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử).

(4) Thời hạn giải quyết: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực là ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

(5) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức.

(6) Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Cơ quan, tổ chức lập số gốc.

(7) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Bản sao được cấp từ sổ gốc.

(8) Phí: Không.

(9) Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai: Không.

Trên đây là bài vết có nội dung về “Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc mới nhất theo Quyết định 858/QĐ-BTP”

Xem thêm tại Quyết định 858/QĐ-BTP về thủ tục hành chính mới trong công chứng chứng thực có hiệu lực từ 27/3/2026.