Quy định về người có trách nhiệm thực hiện số hóa hồ sơ ra sao?

Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Thông tư 14/2026/TT-BTP ngày 30/9/2026 hướng dẫn về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Quy định về người có trách nhiệm thực hiện số hóa hồ sơ ra sao?

Theo Điều 5 Thông tư 14/2026/TT-BTP, cơ quan, đơn vị giao nhiệm vụ số hóa phải xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình thực hiện số hóa. Người có trách nhiệm thực hiện số hóa bao gồm:

- Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện tiếp nhận, xử lý, giải quyết và trả kết quả hồ sơ thủ tục hành chính.

- Cán bộ, công chức, viên chức không thuộc khoản 1 Điều 5 Thông tư 14/2026/TT-BTP được giao thực hiện số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính theo quy định tại Điều 25 Nghị định 45/2020/NĐ-CP có sửa đổi, bổ sung.

- Cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp cung ứng bưu chính công ích và các trường hợp khác theo quy định được giao đảm nhận việc số hóa hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 118/2025/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 367/2025/NĐ-СР và Nghị định 309/2026/NĐ-CP.

Quy định về bóc tách dữ liệu của giấy tờ

Theo Điều 9 Thông tư 14/2026/TT-BTP quy định về bóc tách dữ liệu của giấy tờ như sau:

- Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì người có trách nhiệm số hóa tự nhập dữ liệu, bảo đảm đầy đủ các thông tin và chính xác so với các giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.

- Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:

+ Mã loại giấy tờ;

+ Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân);

Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;

+ Tên giấy tờ;

+ Số, ký hiệu giấy tờ;

+ Ngày, tháng, năm cấp;

+ Cơ quan cấp giấy tờ;

+ Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;

+ Thời hạn có hiệu lực (nếu có);

+ Phạm vi có hiệu lực (nếu có);

+ Các thông tin của kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp đã được kết nối, khai thác trên cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành;

+ Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

- Trường hợp số hóa giấy tờ được nêu tại khoản 1 và 2 Điều 4, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp đủ điều kiện để tiếp nhận theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi được bóc tách.

Khi thủ tục hành chính được xác định giải quyết thành công, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.

- Trường hợp số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính được nêu tại khoản 3 Điều 4, người có trách nhiệm số hóa thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản sao chụp kết quả giải quyết thủ tục hành chính và chuyển để ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử theo quy định của pháp luật về công tác văn thư.

- Trường hợp phát hiện sai lệch thông tin trong quá trình số hóa thì thực hiện điều chỉnh, sửa đổi thông tin theo quy định của pháp luật chuyên ngành.