Quyết định 1896/QĐ-BTC: Thủ tục đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử gồm mấy bước?

Quyết định 1896/QĐ-BTC: Thủ tục đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử gồm mấy bước?​ (Hình từ Internet)

Ngày 17/7/2026, Bộ Tài chính đã ký ban hành Quyết định 1896/QĐ-BTC về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực quản lý thuế, hải quan thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tài chính.

Quyết định 1896/QĐ-BTC: Thủ tục đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử gồm mấy bước?

Theo nội dung tại Phần II Phụ lục I ban hành kèm theo Quyết định 1896/QĐ-BTC năm 2026 thì trình tự thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử/Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử/Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử/Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện từ có mã của cơ quan thuế/Khai thác dữ liệu của chi nhánh, đơn vị phụ thuộc/Thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử/Tích hợp hóa đơn điện tử với biên lai thu thuế, phí, lệ phí được thực hiện như sau:

 Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử, (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện từ bản tài sản công, hóa đơn điện tử bản hàng dự trữ quốc gia)

Đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được miễn phí dịch vụ;

- Cơ quan thuế hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức, xử lý tài sản công; 

Thực hiện truy cập thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được Cục Thuế ủy thác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được miễn phí dịch vụ hoặc Cổng dịch vụ công quốc gia để đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

- Doanh nghiệp là tổ chức kết nối chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp.

Thực hiện đăng ký qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc Dịch vụ công Quốc gia

- Tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ thông qua nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Thực hiện truy cập thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế dành cho nhà cung cấp ở nước ngoài của Cục Thuế để đăng ký sử dụng hoá đơn điện từ Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử.

Người nộp thuế gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp: Thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Người nộp thuế gửi Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì Hệ thống thông tin quản lý thuế tiếp nhận mẫu đăng ký thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trường hợp: Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

- Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; Bên thứ ba (bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử (HĐĐT) là đối tượng đủ điều kiện sử dụng HĐĐT và không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng HĐĐT theo quy định tại Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

- Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (bao gồm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) và phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm;

- Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thỏa thuận về chuyển dữ liệu hỏa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ để chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp;

- Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, trừ trường hợp bản tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án

- Hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số); thông tin về hoá đơn điện tử ủy nhiệm (loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm, phương thức thanh toán hoá đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm);

Trường hợp: Chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: 

- Chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

+ Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư 94/2026/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về quản lý tuân thủ, quản lý rủi ro trong quản lý thuế và được cơ quan thuế thông báo theo Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

+ Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo, người nộp thuế phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

- Chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sang hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:

Sau 12 tháng kể từ thời điểm chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế căn cứ quy định tại Điều 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ và quy định tại Thông tư số 94/2026/TT-BTC để xem xét, chấp nhận hoặc không chấp nhận.

Trường hợp: Khai thác dữ liệu chi nhánh, đơn vị phụ thuộc

Trường hợp Công ty mẹ cần khai thác dữ liệu của các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thì thông báo tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp công ty mẹ theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp: Thông báo tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

- Hệ thống thông tin quản lý thuế ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử và không gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện từ đối với người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm a, điểm b, điểm c, điểm d và điểm i khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC kể từ ngày tổ chức, cá nhân chấm dứt hiệu lực mã số thuế hoặc tạm ngừng kinh doanh hoặc kể từ ngày cơ quan thuế ban hành thông bảo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc quyết định cưỡng chế nợ thuế hoặc kể từ ngày hết thời hạn hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bổ sung thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế;

+ Hệ thống thông tin quản lý thuế gửi thông báo điện tử về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, ngưng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Mẫu số 01/TB-NSD Phụ lục IV kèm theo Thông tư này và ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử, ngừng tiếp nhận hóa đơn điện từ khởi tạo từ máy tính tiền đối với người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC khi nhận được thông báo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc văn bản của người nộp thuế về việc tạm ngừng sử dụng hóa đơn;

+ Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp ban hành thông báo điện tử về việc ngưng sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-NSD Phụ lục IV kèm theo Thông tư này đến người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm e khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC kể từ ngày cơ quan thuế nhận được thông bảo của cơ quan có thẩm quyền; người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại điểm k khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

+ Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp gửi thông báo điện tử đến người nộp thuế thuộc trường hợp: quy định tại điểm đ, điểm g khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền gửi cơ quan thuế hoặc ngay sau khi xác định người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao theo quy định tại điểm | khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC hoặc các trường hợp giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC để yêu cầu người nộp thuế giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử..

Trường hợp: Tích hợp Hóa đơn điện tử với biên lai thu thuế, phí, lệ phi

Trường hợp tổ chức thu thuế, phí, lệ phí và người cung cấp dịch vụ cùng thực hiện thu thuế, phí, lệ phí và tiền bản hàng hóa, cung cấp dịch vụ của một khách hàng thì được tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí và hóa đơn trên cùng một định dạng điện từ để giao cho người mua. Hóa đơn điện tử tích hợp phải đảm bảo có đủ nội dung của hóa đơn điện tử, biên lai điện tử và theo đúng định dạng do cơ quan thuế quy định. Người bản hàng hóa, cung cấp dịch vụ và tổ chức thu thuế, phí, lệ phí có trách nhiệm thỏa thuận về đơn vị chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện từ tích hợp cho khách hàng và phải thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bước 2: Người nộp thuế ký và gửi đến cơ quan thuế quản lý qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế dành cho tổ chức nước ngoài tại Việt Nam của Cục Thuế.

Bước 3: Hệ thống thông tin quản lý thuế gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC về việc tiếp nhận không tiếp nhận tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện từ chứng từ điện từ qua địa chỉ thư điện từ đã đăng ký với cơ quan thuế, qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đối với trường hợp tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện từ hoặc Công Dịch vụ công Quốc gia.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện từ hoặc gửi thông báo trực tiếp đến tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.