Giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có giá trị pháp lý như giao dịch bản giấy không?

Giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH là gì?

Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội là giao dịch được thực hiện bằng phương tiện điện tử bao gồm đăng ký tham gia, cấp sổ bảo hiểm xã hội, đóng bảo hiểm xã hội; giải quyết, chi trả chế độ bảo hiểm xã hội và các hoạt động khác trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

(Theo Điều 3 Luật Bảo hiểm xã hội 2024)

Giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có giá trị pháp lý như giao dịch bản giấy không?

Điều 26 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội như sau:

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội thì thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này và pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Hồ sơ, chứng từ sử dụng trong giao dịch điện tử thực hiện phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội quy định tại khoản 1 Điều này có giá trị pháp lý tương đương với giao dịch bằng bản giấy.

3. Chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2027, cơ quan bảo hiểm xã hội phải bảo đảm điều kiện để thực hiện giao dịch điện tử thuộc lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

4. Chính phủ quy định chi tiết Điều này và việc điều chỉnh, cắt giảm, đơn giản hóa hồ sơ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội từ giao dịch bằng bản giấy theo quy định của Luật này sang giao dịch điện tử để bảo đảm thuận tiện cho người tham gia và người thụ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội.

Khoản này được hướng dẫn bởi Khoản 1 Điều 4, Điều 5, Điều 6 Chương I; Chương II Nghị định 164/2025/NĐ-CP như sau: 

Điều 4. Nguyên tắc giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội và xây dựng, quản lý, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm

1. Nguyên tắc giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

a) Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội không phụ thuộc vào địa giới hành chính;

b) Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trên cơ sở tái sử dụng thông tin, dữ liệu, giấy tờ đã số hóa, tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân. Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội không phải cung cấp giấy tờ, tài liệu đối với những thông tin đã có, đã tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành, kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân;

c) Việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, pháp luật về dữ liệu, pháp luật về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, pháp luật về bảo hiểm xã hội và quy định khác của pháp luật có liên quan; Bảo đảm rõ ràng, không phân biệt phương thức thực hiện, trung thực, an toàn, hiệu quả.

...

Điều 5. Điều kiện, phương thức thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

Cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải đảm bảo điều kiện sau:

1. Có tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.

2. Có chứng thư chữ ký số còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp hoặc có chữ ký điện tử khác theo quy định của pháp luật.

Điều 6. Điều chỉnh, cắt giảm, đơn giản hóa hồ sơ, thủ tục thực hiện bảo hiểm xã hội từ giao dịch bằng bản giấy sang giao dịch điện tử

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân đã hoàn thành việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định tại Nghị định này thì không phải thực hiện các phương thức giao dịch khác và được công nhận đã hoàn thành thủ tục bảo hiểm xã hội tương ứng.

2. Đối với các thành phần hồ sơ bảo hiểm xã hội quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội mà đã được số hóa, lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì không yêu cầu người dân, doanh nghiệp cung cấp khi thực hiện thủ tục hành chính về bảo hiểm xã hội.

Điều 7. Hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm:

a) Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử;

b) Chứng từ kế toán điện tử trong thực hiện bảo hiểm xã hội;

c) Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

2. Hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản bằng giấy theo quy định của pháp luật.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật về dữ liệu.

Điều 8. Sổ bảo hiểm xã hội

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động, mỗi người chỉ được cấp duy nhất một mã số bảo hiểm xã hội và chứa đựng thông tin theo quy định tại khoản 1 Điều 25 của Luật Bảo hiểm xã hội.

2. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử là sổ bảo hiểm xã hội được Bộ Tài chính tạo lập bằng phương tiện điện tử, chứa đựng thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bản giấy.

3. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử được tích hợp với tài khoản định danh điện tử của cá nhân tham gia bảo hiểm xã hội và lưu trữ, cập nhật thường xuyên tại kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính, Cổng Dịch vụ công quốc gia sau khi cá nhân, tổ chức thực hiện thành công giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

4. Sổ bảo hiểm xã hội bản điện tử đối với đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Quốc phòng, Bộ Công an có các thông tin như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy; do Bộ Quốc phòng, Bộ Công an tạo lập, tích hợp, quản lý trên Tài khoản định danh điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an và bảo đảm các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội.

5. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp bằng bản điện tử được cấp chậm nhất là ngày 01 tháng 01 năm 2026 và có giá trị pháp lý như sổ bảo hiểm xã hội bằng bản giấy.

Điều 9. Yêu cầu đối với hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký theo quy định của pháp luật. Trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được cơ quan, tổ chức xác nhận thì văn bản đó phải được ký bằng chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Trường hợp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử chỉ có chữ ký của người có thẩm quyền thì hệ thống thông tin phải có khả năng nhận biết và xác nhận việc đã xử lý của những người có trách nhiệm theo quy định của pháp luật trong quá trình luân chuyển hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử đến người ký cuối cùng.

2. Trường hợp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử có thành phần kèm theo ở dạng giấy thì cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải chuyển đổi sang dạng điện tử. Việc chuyển đổi từ hồ sơ, chứng từ giấy sang hồ sơ, chứng từ điện tử và hồ sơ, chứng từ điện tử sang hồ sơ, chứng từ giấy thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu.

Điều 10. Thời gian nộp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử thực hiện các giao dịch điện tử 24 giờ trong ngày và 07 ngày trong tuần.

2. Thông báo xác nhận đã nhận hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử được gửi đến kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính, Cổng Dịch vụ công quốc gia chậm nhất 15 phút sau khi nhận được hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp gửi đến.

Điều 11. Quyền của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

1. Được hướng dẫn, hỗ trợ và giải quyết kịp thời khi gặp sự cố trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử.

2. Được bảo đảm bí mật, tính toàn vẹn về dữ liệu các thông tin giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật.

3. Được cung cấp thông tin về việc đóng, hưởng bảo hiểm xã hội bằng phương tiện điện tử.

Điều 12. Nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

1. Tạo lập, gửi, nhận hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

2. Không thực hiện giao dịch bằng hồ sơ giấy đối với các thủ tục đã đăng ký bằng hình thức giao dịch điện tử trong thời gian đang thực hiện giao dịch điện tử, trừ trường hợp quy định tại khoản 7 Điều này.

3. Quản lý chứng thư chữ ký số và bảo đảm tính chính xác của chứng thư chữ ký số trên hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử; quản lý tài khoản định danh điện tử bảo đảm an toàn, an ninh mạng.

4. Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn toàn bộ hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử.

5. Lưu trữ hồ sơ, chứng từ giấy theo quy định của pháp luật về lưu trữ đối với những chứng từ kê khai với cơ quan bảo hiểm xã hội nhưng chưa chuyển sang hồ sơ, chứng từ điện tử; xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền đối chiếu, kiểm tra.

6. Thực hiện các quy định bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử.

7. Lập hồ sơ bảo hiểm xã hội bằng giấy hoặc chuyển hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử sang hồ sơ bảo hiểm xã hội giấy để nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội trực tiếp quản lý chậm nhất là 03 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ về thu bảo hiểm xã hội trong trường hợp đến hạn nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử mà hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, hạ tầng kỹ thuật chưa khắc phục được sự cố; chậm nhất 07 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ đối với giao dịch khác. Sau khi sự cố đã được khắc phục, cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.

8. Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật.

9. Chịu trách nhiệm về kê khai hồ sơ, chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội và pháp luật có liên quan.

10. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 13. Thực hiện giao dịch điện tử thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia

1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, thực hiện lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trực tuyến và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đến Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Tài chính.

2. Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của cơ quan, tổ chức, cá nhân, Bộ Tài chính gửi Phiếu tiếp nhận, hẹn trả giải quyết qua địa chỉ thư điện tử cho cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

Điều 14. Bảo đảm kết nối giữa các hệ thống thông tin trong giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội

1. Các hệ thống thông tin phục vụ thực hiện các giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội đáp ứng theo các quy định áp dụng đối với hệ thống thông tin có quy mô và phạm vi từ Trung ương đến địa phương.

2. Dữ liệu chia sẻ, trao đổi được thực hiện trong các giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải được chuẩn hóa dưới dạng cấu trúc thông điệp dữ liệu trao đổi.